Hybrides Arbeiten: Tipps für die Etablierung
Noch vor wenigen Wochen machten sich Politik und Gesellschaft nur wenige Gedanken über die vierte Welle. Im Herbst gab es einen spürbaren Trend, das Homeoffice endlich wieder gegen das Arbeiten im Büro zu tauschen. Schluss mit Video-Meetings, Kollaborationstools und störenden Hintergrundgeräuschen im Homeoffice. Die Kollegen und Kolleginnen treffen, sich gemeinsam über Präsentationen beugen oder in die Kantine gehen, danach hatten viele Menschen große Sehnsucht. Jetzt rollt die vierte Welle und Homeoffice ist wieder angesagt. Aber wie steht es jenseits der Pandemie-Bedingungen um dieses Thema? Die letzten Monate haben viele Erkenntnisse zum Thema hybrides Arbeiten geliefert und in weiten Teilen der Wirtschaft wohl zuerst: es funktioniert!
Die Homeoffice-Studie der Universität Konstanz zeigt, dass zwischen März 2020 und Juni 2021 die befragten Beschäftigten ein zunehmendes Bedürfnis nach Homeoffice hatten, also das Gegenteil der gerne behaupteten Homeoffice-Müdigkeit. Hatten sich die Befragten im Verlauf des Jahres 2020 im Schnitt für rund 2,8 Homeoffice-Tage pro Woche ausgesprochen, so stieg dieser Wert bei der Befragung im Juni 2021 auf 3,28 deutlich an. 68 Prozent äußerten klar den Wunsch nach hybridem Arbeiten, also einer Mischung aus Büro und Homeoffice. Ausschließlich von zuhause wollte immerhin ein gutes Fünftel arbeiten, ausschließlich im Büro nur 12 Prozent. Dieses Ergebnis interpretiert das Forschungsteam als verstärkten Wunsch nach Homeoffice – der sicherlich auch dadurch zugenommen hat, dass flexible Arbeitszeiten und Homeoffice über die vergangenen Monate hinweg Routine und anfänglich nervige Kinderkrankheiten überwunden wurden. Es sollte aber nicht vergessen werden, dass flexible Arbeitszeitmodelle schon lange vor Corona ein großes Thema im Zusammenhang mit der Work-Life-Balance waren. Weil Homeoffice und flexible Arbeitszeiten beispielsweise für Beschäftigte mit Kindern oder zu pflegenden Angehörigen sehr große Entlastung bringen können. Und so sind denn auch derzeit viele Studien und Befragungen in Umlauf, die bei aller Unterschiedlichkeit in den Prozentwerten eine Gemeinsamkeit haben: Die Mehrheit spricht sich für die Mischung der beiden Arbeitsformen aus. Die Uni Konstanz empfiehlt daher auch Unternehmen, sich auf eine hybride Arbeitswelt einzustellen. Die folgenden Tipps helfen dabei.
Feedback einholen Nur ein Drittel der Betriebe hat laut Uni Konstanz Präferenzen ihrer Beschäftigten zum mobilen Arbeiten abgefragt. Es ist sinnvoll, sich dieses Feedback zu holen. Zudem sollten Verantwortliche der einzelnen Bereiche, Abteilungen oder Teams dazu befragt werden, ob, wie und unter welchen Voraussetzungen bei ihnen hybride Arbeitszeitmodelle funktionieren. Die so gewonnenen Informationen helfen enorm bei Planung und Organisation.
IT einbeziehen Beim hybriden Arbeiten spielen Kommunikationstools und vorhandene Hardware eine große Rolle. Die Prozesse werden vermutlich besser ablaufen, wenn die IT in die Planung einbezogen wird, anstatt nur hinterher die Umsetzung vorzunehmen.
Kommunikation vereinheitlichen Beim spontanen und häufig holprigen Start ins Homeoffice sind vielerorts wild wuchernde Lösungen entstanden. In Unternehmen werden unterschiedliche Tools verwendet und unterschiedliche Formen der Zusammenarbeit. Es ist sinnvoll, das zu vereinheitlichen und auf möglichst wenige Kommunikationswege zu beschränken. Viele Tools erhöhen die Einfallsmöglichkeiten für digitale Störungen und auch die Wahrscheinlichkeit von Reibungsverlusten. Allerdings sollte beim Vereinheitlichen das Feedback der Abteilungen nicht vergessen werden, denn die Teams müssen über die für ihre Arbeit nötigen Werkzeuge verfügen können.
Schulungen organisieren Wer es noch nicht getan hat, sollte schleunigst beginnen: Beschäftigte brauchen Schulungen im Umgang mit dem Homeoffice. Das betrifft nicht nur die Nutzung von Tools, sondern beispielsweise (Selbst-)Organisation und Kommunikation. Und das Management hat höchstwahrscheinlich ebenfalls Schulungsbedarf, beispielsweise zu Themen wie Remote Führung oder Motivation aus der Ferne.
Teams stärken Zusammenhalt und gute Kooperation auch bei seltenerem persönlichen Kontakt aufrecht zu erhalten sowie neue Teammitglieder schnell und reibungslos einzubinden wird künftig noch wichtiger als vor Corona.
Prozesse stärken Mit hybriden Arbeitsmodellen entstehen in Unternehmen neue Prozesse und diese sind zu gestalten. Dazu ist es wichtig, innerhalb der Teams und Abteilungen Raum zu schaffen, um sich selbstorganisiert über die passenden Regeln und Abläufe auszutauschen. Aber auch klare Leitplanken dafür zu setzen. Nicht zuletzt muss das Unternehmen als Organisation es auch zulassen, dass neue und vielfältigere interne Prozesse entstehen als in der 9-bis-5-Welt vor der Pandemie.