5 Tipps, um ineffiziente Meetings zu vermeiden

Eine repräsentative Studie unter 1000 Büroangestellten in mittleren oder großen Unternehmen aus Deutschland, von denen mindestens die Hälfte Führungskräfte mit Mitarbeiterverantwortung sind, zeigt: Im Durchschnitt haben die Beschäftigten fast acht Meetings mit knapp 49 Minuten Dauer in der Woche. Das summiert sich: Deutlich über sechs Stunden Besprechung pro Woche ergeben rechnerisch 6,3 Wochen pro Jahr und Mitarbeiter oder Mitarbeiterin – mehr als ein Sechstel der Arbeitszeit. Für sich genommen zeigt sich hier noch keine Verschwendung von Arbeitszeit und -kraft und wichtigen Ressourcen meist gut bezahlter Führungskräfte. Aber jetzt kommt’s: 85 Prozent sagen, dass sie regelmäßig Meetings besuchen, die für sie komplett irrelevant sind. Im Schnitt 3,3-mal pro Woche, also mehr als ein Drittel der wöchentlichen Besprechungen. Auf die Jahressummen umgerechnet heißt das, mehr als zwei Wochen verschwenden die befragten Personen jedes Jahr in unproduktiven Sitzungen.

Unternehmen sparen viel Geld mit effizienten Meetings

Dass die im Auftrag des Unternehmens TimeInvest mpm durchgeführte Studie zu diesem Ergebnis kommt, passt zu den Interessen des Unternehmens, das ein Tool zur Effizienzsteigerung von Meetings verkaufen möchte. Sie wird aber vom Institut der deutschen Wirtschaft (IW) gestützt, das schon in einem 2018 veröffentlichten Kurzbericht davon ausgeht, dass 16 Prozent der Geschäftsreisen – deren Zweck ja in der Regel Meetings sind – keinen oder nur geringen Einfluss auf den Erfolg haben. Da das IW Dienstreisen untersucht hat, kommt es auf ein gigantisches Einsparvolumen von 8,3 Milliarden Euro für die deutsche Wirtschaft, blieben lediglich diese 16 Prozent zuhause oder beteiligten sich online. So hoch geht das in der Studie für TimeInvest ermittelte Einsparpotenzial nicht: Dennoch können Unternehmen demnach beachtliche Summen sparen, wenn Besprechungen effizienter werden.

Fast 6000 Euro jährliche Kosten pro Beschäftigtem im Jahr

Für die Gründe, die Meetings unproduktiv machen, braucht es eigentlich keine Studie, fast jede und jeder Beschäftigte kennt sie: Tagesordnung und Struktur existieren nicht oder sind mangelhaft, die Beteiligten kommen zu spät, es werden zu viele Gespräche geführt, die nichts mit dem Zweck des Meetings zu tun haben und die Anwesenden nutzen ihre elektronischen Geräte – was sie oft wohl auch deshalb tun, weil sie nichts beizutragen haben-, auf die Verspäteten warten oder die Zeit überbrücken, in der die Hälfte der Teilnehmer und Teilnehmerinnen den neuesten Klatsch ihres Teams durchgeht. Auf den ermittelten Daten und den Durchschnittsverdiensten basierend gibt TimeInvest die durchschnittlichen jährlichen Kosten pro Mitarbeiter durch unnötige oder schlechte Meetings mit mehr als 5700 Euro an. Ein Betrieb mit 100 Büroangestellten würde so rechnerisch mehr als eine halbe Million Euro im Jahr verschwenden. Und bei dieser Rechenmethode ist ja noch nicht einmal berücksichtigt, welche Ergebnisse die Beschäftigten in der Zeit erzielen könnten, die sie in nutzlosen Meetings verbringen oder welche technischen Ressourcen durch insgesamt weniger Besprechungen frei würden.

So werden Ihre Meetings produktiver

1. Zeit: Beginnen und beenden Sie pünktlich. Fünf Minuten Verspätung sind mehr als acht Prozent bei einer Stunde geplanter Besprechungszeit. Weisen Sie in Einladungen und zu Beginn immer wieder freundlich auf die gewünschte Pünktlichkeit hin, gestalten Sie das Treffen so spannend und mehrwertig, dass die Leute von allein rechtzeitig da sein wollen und scheuen Sie sich nicht, chronisch Verspätete nach mehreren Verstößen freundlich und unter vier Augen darauf anzusprechen. Welche Dauer sinnvoll ist, lässt sich kaum pauschal beantworten, aber machen Sie sich zuvor Gedanken darüber. Manche Unternehmen folgen der Regel, von einem Meeting-Slot grundsätzlich nicht die gesamte Zeit zu nutzen – also beispielsweise bei einem 60-Minuten-Termin nur 50 Minuten für die Besprechung zu planen (oder 30/20). Wenn Sie das zum Standard machen, aber dennoch auf Pünktlichkeit bestehen, haben Sie automatisch die nötige Zeit, um vorher oder nachher Smalltalk zuzulassen oder eine Reserve, wenn doch mal etwas länger dauert. Gehen aber auch das Risiko ein, dass alle denken, sie könnten 5 Minuten später kommen und früher gehen.
2. Struktur: Bereiten Sie alles gründlich vor. Dazu gehört eine mit der Termineinladung versandte Agenda, die rechtzeitige Bereitstellung der erforderlichen Unterlagen zur Vorbereitung, klare Themen- und Zielsetzungen und ein gut strukturierter Ablauf. Hier ist es wichtig, die Redezeit aller freundlich, aber klar zu begrenzen und Abschweifungen rasch zu unterbinden. Wer von vornherein einen Zeitslot vor oder nach dem Meeting für das Netzwerken und Kaffeetrinken einplant (s.o.), kann irrelevante Gespräche besser in dieser Zeit steuern.
3. Aufmerksamkeit: Binden Sie alle Anwesenden aktiv ein. Achten Sie auf Interaktion – so bleibt die Aufmerksamkeit hoch. Störende Elemente sollten entfernt werden, je nach Zweck des Meetings kann es z.B. oft sinnvoll sein, Telefone, Tablets und Laptops vom Besprechungstisch zu verbannen, sofern sie nicht für eine Präsentation nötig sind.
4. Anwesenheit: Überlegen Sie gründlich, wer wirklich nötig ist. Meist gilt: Je mehr Leute, desto unproduktiver ist eine Besprechung. Nur um von etwas Kenntnis zu haben, muss niemand am Treffen teilnehmen, dafür gibt es Ergebnisprotokolle. Vielleicht müssen auch nicht alle das gesamte Meeting bleiben? Führen Sie eine klare Reihenfolge beim Sprechen ein. Die kann organisch-selbstorganisiert sein oder von der Leitung aktiv vorgegeben werden – Hauptsache, durch unorganisiertes Hin und Her und vor allem durch Unterbrechungen wird keine Zeit vergeudet.
5. Protokoll: Klingt langweilig, aber Ergebnisse zu verschicken ist der wichtigste Punkt, um die Entscheidungen eines Meetings dauerhaft zu machen. Eine Zusammenfassung zu erstellen ist auch gut, um jene Kolleginnen und Kollegen einzubinden, die das Meeting verpasst haben oder die absichtlich nicht eingeladen wurden, weil sie an der Planung oder Entscheidungsfindung nicht beteiligt, über die Ergebnisse aber informiert sein müssen.